Maak een lijstje!

0
324

Mensen maken al sinds jaar en dag lijstjes om de wereld om hen heen beter te begrijpen en vast te leggen op een toegankelijke manier. Maar waarom maken we eigenlijk lijstjes? En vooral wat zijn de voordelen van het maken van een lijstje? Maak een lijstje!

Een van de belangrijkste redenen voor mensen om lijstjes te maken is wel om rust te creëren in hun geest waardoor ze zich kunnen focussen. Iedere persoon heeft een ander optimaal niveau van prikkels en stimuli waarbij zij het beste functioneren. Het maken van lijstjes helpt iemand er bij om die balans makkelijk te vinden.

“Het is het beste om dingen systematisch te doen, want we zijn ook maar mensen, en wanorde is onze ergste vijand.”  ~ (Hesiod, 750 – 650 BCE AD)

Voor veel mensen staat het maken van lijstjes gelijk aan het uitvoeren van de taken of het behalen van doelen. Dit is een misverstand want het kunnen opschrijven van een lijstje staat natuurlijk niet gelijk aan het daadwerkelijk uitvoeren van taken of het behalen van doelen. Het zijn twee zeer verschillende vaardigheden. Nadat je je taken op een taken lijstje hebt geschreven zul je ze wel moeten gaan uitvoeren bijvoorbeeld. Lijstjes kunnen hierbij heel goed helpen om uitstel gedrag te verminderen. Lijstjes geven je ook feedback die kan helpen om je  doelen te bereiken.

Waarom wij mensen zo graag lijstjes maken

De belangrijkste reden voor mensen om lijstjes te maken heeft alles te maken met hoe onze hersenen werken. Door lijstjes te maken wordt het voor ons makkelijker om de wereld om ons heen beter te begrijpen en er grip op te krijgen.

  1. Lijstjes zorgen ervoor dat je aandacht hebt voor die zaken die je moet onthouden.
  2. Lijstjes helpen je om de dingen te onthouden, zonder ze te memoriseren. Er bestaat drie soorten informatie waar je op moet reageren of iets mee moeten doen:
    • Informatie die we echt moeten onthouden,
    • Informatie die we niet echt hoeven te onthouden,
    • Informatie die we moeten onthouden maar niet hoeven te memoriseren.
  3. Lijstjes helpen je grip te houden op al deze informatie.
  4. Lijstjes brengen orde in de chaos en informatie overvloed.
  5. Lijstjes helpen je om beter georganiseerd te zijn.
  6. Lijstjes helpen je om je beter in je vel te voelen.

In een zin uitgedrukt gebruiken we lijstjes om zingeving aan de wereld om ons heen te geven en om onszelf uit te drukken. Lijstje voegen zo alle onduidelijkheid en chaos uit het leven samen in een gestructureerde manier van schrijven en helpt je om zo niet overweldigd te worden door alles wat er op je af komt.


Hoe komt het toch dat lijstjes vaak niet werken?

Mensen maken lijstjes om uiteenlopende redenen. Bijvoorbeeld omdat zij hun leven beter willen organiseren of omdat ze bepaalde doelen willen behalen. Niets is dan ook zo vervelend als het maken van die lijstjes niet het effect heeft wat iemand graag had gewild en hard aan heeft gewerkt. Helaas komt dit vaak doordat een lijstje dan niet goed geschreven is en verkeerd wordt gebruikt.

Structuur en prioriteiten

Een groot deel van het succes van een lijstje hangt af hoe iemand er structuur in heeft gebracht. Een grote lijst zonder categorieën waarbij alle soorten taken door elkaar staan zorgt bijvoorbeeld voor verwarring en verhinderd iemand om te kunnen focussen op de relevante taken van dat moment. Veelgebruikte categorieën zijn bijvoorbeeld: werk, familie, projecten, sport, kinderen. Het niet prioriteren van taken zorgt er ook voor dat het moeilijker wordt om eerst aan de belangrijke dingen te werken. Zorg er daarom altijd voor dat iedere regel op je lijstje ook de juiste prioriteit mee krijgt. Nog voordat iets wordt toegevoegd aan een lijst is het altijd van belang je af te vragen of dit wel iets is dat jijzelf zal gaan doen en of je dit niet beter kunt delegeren aan iemand anders. Niet alles wat moet gebeuren hoef je zelf te doen.

Plannen en Realistische Deadlines

Realistisch kunnen plannen is ook belangrijk om te kunnen bereiken wat je op je lijstje zet. Zo plannen veel mensen vaak taken te dicht op elkaar en plannen zij bijvoorbeeld een hele dag vol. Hierdoor hou je geen rekening met de onvermijdelijke dingen die onverwacht kunnen gebeuren en waar je op moet reageren. Plan daarom nooit meer dan 75% van je tijd. Het kunnen inschatten hoe lang iets duurt is een tweede aspect van realistisch kunnen plannen. Wees daarom realistisch naar jezelf op het moment dat je deadlines aan je doelen of taken aanbrengt. Geef je zelf wat ruimte zodat je die deadlines ook echt kunt halen. Door de tijd heen verandert je leven en daarmee ook je doelen en taken. Hou hier rekening mee en laat daarom altijd ruimte om je lijstje daadwerkelijk te veranderen mocht de situatie hier om vragen.

Focus en Doelen

Mensen die niet succesvol zijn met lijstjes verliezen zich vaak ook in het kunnen bepalen van het aantal taken of doelen. Zo is er de welbekende klacht van mensen dat er maar steeds meer nieuwe regels op een lijstje bij komen maar dat er nooit iets afgestreept wordt. Vaak komt dit door het gebrek aan focus op een eerder gecreëerde lijst en het continu afdwalen naar andere, wellicht nieuwe, dingen. De kunst is om nadat je een lijst gecreëerd hebt hieraan te werken en allerhande nieuwe zaken niet op die lijst erbij te schrijven. Om ze uit je hoofd te krijgen zou je een mind-dump kunnen doen. Uitstellen om te beginnen of om door te gaan is een tweede reden waarom het aantal regels op een lijstje het succes van dat lijstje ondermijnt. Uitstel gedrag kan heel veel redenen hebben. Een van de beste manieren om wel van start te gaan of om door te werken is door jezelf in een bepaalde periode (bijvoorbeeld een dag, week of maand) een zeer beperkt aantal realistische doelen te geven en daar helemaal voor te gaan en de rest even te parkeren. Tenslotte verwarren sommigen mensen kwantiteit met kwaliteit waardoor een lijstje vertroebeld en het niet meer duidelijk is wat nu de echte taken of doelen waren waar zij aan het werken waren. Dit kun je voorkomen door voordat je met een lijstje aan de slag gaat je doelen allereerst te bepalen en deze uit te zetten in de tijd. Beperk je per periode wederom tot een of enkele doelen zie je lijstjes structuur krijgen voordat je er mee begonnen bent.

Emoties en Eerlijkheid

Emoties en gevoelens kunnen ook tegen je werken als je met je lijstje bezig bent. Zo kan het heel erg goed voelen om een beetje stout te zijn en de regeltjes te overtreden. Zelfs als dit je eigen door jezelf bedachte doelen en taken benadeelt. Je uitdaging is dan ook dit stoute pleziertje te vervangen door iets anders dat je ook plezier geeft maar je wel verder helpt met het bereiken van je doelen en afronden van je taken. Het kan ook heel erg confronterend zijn en je kunt je enorm overweldigd voelen als je naar je lijstje kijkt. Dit kan enorm verlammend werken waardoor je nog minder energie hebt om aan je doelen of taken op je lijstje te werken. Het opbreken van doelen of taken in kleinere doelen of taken helpt dit voorkomen. Ten derde gebruiken sommigen mensen een lijstje om hun gevoel van eigenwaarde te verhogen. Een lijstje wordt dan op een manier geschreven waardoor zij heel veel taken of doelen van hun lijstje kunnen afstrepen. Zo verliest een lijstje zijn kracht en heeft het enkel nog de functie de eigenwaarde te vergroten. Tenslotte zijn er ook mensen die zichzelf enorm kwellen door lijstjes te maken die zij niet kunnen afronden. Ze zijn dan enorm onrealistisch en maken een lijstje waarmee ze zich enkel om de oren slaan. Benadeel jezelf niet door realistisch te zijn en een lijstje te maken dat jij ook daadwerkelijk kunt afronden.

Wat zijn de voordelen van het maken van lijstjes?

Het maken van lijstjes om het werken aan je taken makkelijker te maken of om je doelen te bereiken heeft veel voordelen. Dit zal niet voor iedereen exact dezelfde voordelen opleveren maar er zijn wel drie duidelijk herkenbare categorieën te onderscheiden. Namelijk de mate van organisatie, emoties die opspelen en iemand zijn productiviteit.

Organisatie

Door het maken van lijstjes wordt het duidelijk voor je wat er moet gebeuren en wat niet. Je kunt taken en doelen naar voren halen en je er volledig op richten maar ook taken en doelen naar achteren schuiven, uit je focus van dit moment, zonder dat je het totaal overzicht verliest.

Doordat je dingen opschrijft helpt het je ook prioriteiten te stellen in je taken en je doelen. Je bepaalt je prioriteiten door je geplande taken en doelen naast je gekregen taken en doelen te leggen. Je werkt dan aan een evenwicht tussen de door je omgeving opgelegde en door je zelf bepaalde taken en doelen. Dit tezamen helpt je om een goede planning te maken die het beste aansluit op je situatie op dit moment. Als je periodiek je lijstje met taken en doelen doorneemt blijft deze bij de tijd.

Doordat je tenslotte alles opschrijft zul je niet zo snel dingen vergeten. Zelfs als iets de allerlaagste prioriteit heeft gekregen staat dit nog steeds onder aan je lijstje opgeschreven. Als je je hele lijst een keer doorneemt staat het er dan nog steeds op.

Emoties

Het maken van lijstjes helpt je ook om je emoties op een goede manier in te zetten waardoor het maken van taken of het bereiken van doelen makkelijker wordt. Zo zul je door het opschrijven van taken en doelen je waarschijnlijk beter georganiseerd voelen waardoor je je energie beter kunt inzetten.

Ook zal het opschrijven van je taken en doelen je helpen eventuele angsten te verlichten. Als je je taken en doelen in voor jou haalbare stappen opbreekt krijg je naast beter overzicht ook meer vertrouwen erin dat je in staat bent je taken goed af te ronde of je doelen te bereiken. Natuurlijk voelt het goed als je een taak hebt afgerond of een doel bereikt. Zo kun je jezelf goed gemotiveerd houden door het aftikken van taken en doelen op je lijstje. Dit kun je op gepaste wijze vieren wat jou motiveert om door te gaan.

Tenslotte helpt het maken van een lijstje je je stress verminderen doordat je taken en doelen nu uit je gedachte en hoofd zijn en gewoon op papier staan. Jij hoeft niet meer het overzicht over al je taken en doelen te bewaren dat doet je lijstje al.

Productiviteit

Tenslotte helpt het maken van lijstjes je je productiviteit te verhogen. Doordat je jezelf goed georganiseerd hebt en gemotiveerd weet te houden bevorder je je eigen creativiteit en je geheugen. Door je slechts op een taak of doel tegelijk te richten kun je die ook sneller afronden of behalen. Door het maken van lijstjes bevorder je je eigen creativiteit. Je groepeert zaken, zet ze in een bepaalde volgorde en brengt prioriteiten aan. Je evalueert je lijstjes en periodiek hou je je lijstjes tegen het licht om te bepalen of zij nog wel passen bij je situatie van dat moment. Waar nodig pas je je lijstje aan. Al dit soort hersenactiviteiten stimuleert je creativiteit.

Ten tweede verbeter je je geheugen door het maken van lijstjes. Doordat je kennis die je nu niet nodig hebt parkeert blijft er meer ruimte in je hoofd over om je te focussen op de dingen die je wel moet onthouden. Als je acties en doelen een logisch geheel zijn kun je in je hoofd een coherent geheel hiervan vormen. Hierbij verbeter je ook je geheugen doordat je het zaken op een voor jou logische manier opschrijft.

Je zult sneller in staat zijn acties en doelen te behalen doordat je je alleen op die ene taak of dat ene doel richt. Doordat je maar met een of enkele zaken tegelijk bezig bent kun je hierdoor sneller werk afronden. Hou je je hogere snelheid van het afmaken van acties en behalen van doelen aan dan zul je tenslotte in staat zijn meer te doen in dezelfde tijd als voorheen. Je productiviteit gaat zogezegd enorm omhoog.


Hoe kun je je lijstje zo effectief mogelijk maken?

Voor iedereen zal het anders zijn om een zo effectief mogelijk lijstje te maken en je hoeft hier niet overdreven goed georganiseerd voor te zijn. Lijstjes van mensen die enorm succesvol zijn voldoen wel vaak aan de volgende kenmerken. Hoe schrijf jij je lijstje en heb je nog meer tips om lijstjes succesvol te maken?

  1. Bepaal één manier waarop je lijstje bijhoudt en hou je hieraan. Gebruik niet twee manieren want hierdoor ga je veel tijd verliezen. Neem de tijd om je die manier en de door jou gekozen tool of App eigen te maken en switch niet iedere maand.
  2. Neem de tijd om je lijstje te maken. Afhankelijkheid van jou behoefte doe je dit minimaal voor iedere komende week en indien nodig pas je je lijst maandelijks aan.
  3. Schrijf een dagelijkse actie lijst de avond ervoor zodat je in de ochtend direct aan de slag kunt gaan met de meest belangrijke acties.
  4. Hou het simpel. Je actie lijst heeft maximaal drie acties per dag. Je doel lijst heeft maximaal 3 doelen per maand.
  5. Plan je grootste en meeste strategisch acties en doelen bovenaan je lijst. Om echt succesvol te zijn bewaak je scherp je grenzen.
  6. Zorg ervoor dat je weet wat je de komende week zult aanpakken of waaraan je werkt.
  7. Breek acties en doelen op in voor jou uitvoerbare en haalbare stukken.
  8. Gebruik categorieën die je helpen om je acties en doelen in te delen in logische delen.
  9. Kwantificeer zaken die je opschrijft en wees concreet waardoor je exact weet wat je wilt doen of behalen.
  10. Voeg tijdsschattingen toe aan iedere taak of ieder doel.
  11. Plan speling in en plan nooit meer dan 75% van je tijd.
  12. Werk aan de eerste actie op je lijst als eerste in de ochtend als je nog vers bent.
  13. Evalueer je inspanningen nadat je een actie hebt afgerond of een doel hebt behaald. Hierdoor leer je jezelf beter kennen en wordt plannen steeds realistischer.
  14. Schrijf alle gedachten die afleiden apart op als je je niet kun concentreren en laat vervolgens alles los wat je opgeschreven hebt (mind-dump)
  15. Motiveer jezelf door je afgeronde taken en behaalde doelen zichtbaar te maken voor jezelf.

Elementen van lijstjes die jou helpen succesvol te zijn.

Nu je weet hoe je succesvoller lijstje kunt schrijven en hoe je ze dagelijks kunt gebruiken is het handig om te weten wat voor specifieke elementen je voor je lijstjes gebruikt.

Je weet al dat je taken en doelen moet categoriseren zodat je meer grip krijgt en je je beter kunt focussen. Categorieën zullen voor iedereen anders zijn en zullen door de tijd heen veranderen. Experimenteer hier dan ook mee. Voorbeelden uit de praktijk:

  • Persoonlijk, gezin, werk algemeen, werk project 1, werk project 2.
  • Privé, Klant 1, Klant 2, Sport.
  • Werk, Financiën, Familie, Huishouden.

Bij taken die je wilt uitvoeren voeg je tijdsschattingen toe in delen van ten minste 15 minuten maar idealiter plan je in hele uren. Deel je werk zo in dat je dit werk in een uur een afgerond deel kan uitvoeren.

Bij het plannen van doelen plan je minimaal in weken en hou je idealiter maanden aan om je daadwerkelijke voortgang bij te houden. Wees realistisch en maak jezelf niet gek door te snel teveel doelen te willen behalen.

Begrijp ook goed wat de verschillen tussen taken en doelen zijn door ze niet met elkaar te verwarren. Een taak is een simpele of complexe set van handelingen dat een afgerond geheel oplevert en een doel is veelheid aan simpele of complexe handelingen tezamen die een gewenste situatie opleveren.

Het adequaat kunnen prioriteren is een vaardigheid die je je zult moeten aanleren (mocht je dit niet al kunnen!!) omdat dit niet altijd even makkelijk is. Zo kun je het gevoel hebben dat je iets perse moet doen terwijl dit niet bijdraagt aan het behalen van je persoonlijke doelen. Het is een echte afleider. Ook kun je bepaalde, voor jou persoonlijk belangrijke doelen maar blijven uitstellen omdat je bijvoorbeeld niet gelooft dat het je zal lukken deze te behalen. Deze veelheid aan rationele en emotionele elementen breng je met elkaar in balans door taken of doelen te stellen die realistisch en haalbaar voor je zijn.

Een veel gebruikte indeling hierbij is het onderscheid maken in mate van belangrijkheid en urgentie:

  • Belangrijk en Urgent: Nu doen, zet dit bovenaan je lijstje.
  • Belangrijk en Niet urgent: inplannen
  • Niet belangrijk en wel Urgent: Nu zelf doen of door iemand anders laten doen. Zorg dat dit ook op je lijst staat.
  • Niet belangrijk en Niet Urgent: Niet inplannen en niet delegeren.

LAAT EEN REACTIE ACHTER